Пиликов Николай Петрович

Как составить график работы для воспитателей детского сада?

Аннотация

 

В статье рассматривается задача составления оптимального графика работы для воспитателей детских садов с помощью программы AFM: Scheduler 1/11.

Рассмотрено два варианта составленного графика - в две смены и в одну смену.

Статья может быть интересна для заведующих детских садов, руководителей системы ДОУ, родителей и других заинтересованных лиц.

1  Введение

В настоящее время имеется огромное количество предприятий (организаций) ведущих свою работу либо круглосуточно без выходных, либо в течении длительного промежутка рабочего времени - от 12 до 18 часов в сутки, также без выходных. Среди этих организаций можно отметить и детские сады (ДОУ), работа в которых ведется по 12 часов в будние дни.
В последние двадцать пять - тридцать лет ведется интенсивная работа по созданию программного обеспечения способного составлять графики работы персонала для этих предприятий, так, что бы в каждый промежуток времени, наличие персонала строго соответствовало его потребности. Среди разработчиков, как мировые бренды (SAP, SIEMENS, ORACLE), так и большое количество, менее известных у нас в стране, зарубежных компаний.
К настоящему времени полного решения этой задачи, удовлетворяющего всех (или большинства) потенциальных пользователей, выше указанными компаниями не получено. Разработчики программы AFM: Scheduler 1/11 восполнили (в меру своих сил и возможностей) данный пробел. На сегодня это лучшее, из того, что можно предложить для ДОУ при составлении графиков работы воспитателей.

2  Интуитивная формулировка задачи

Рассмотрим работу типового детского сада. В детском саду работают кроме воспитателей еще некоторое количество обслуживающего персонала - повара, уборщицы и т.д. Но мы будем составлять график только для одной группы сотрудников - воспитателей.
В детском саду организовано 9 групп детей. Начинает работать детский сад в 8-00, заканчивает в 20-00. Суббота и воскресенье в детском саду - выходные. Нормальное время работы для воспитателей детского сада 36 часов в неделю. Очередной отпуск воспитателям, предоставляется длительностью 45 календарных дней. Часто воспитатели разбивают его на две половины - по 22 и 23 календарных дня.
Требуется ...
Здесь задача распадается на два варианта:
  1. Определить нужное количество воспитателей детского сада, так, что бы их время работы соответствовала действующему Законодательству. Для подсчитанного количества воспитателей составить график работы на планируемый месяц, исходя из того, что воспитатели будут работать в две смены - утреннюю и вечернюю.
  2. Составить график работы на планируемый месяц для 14 воспитателей детского сада (3 воспитателя на 2 группы детей).

3  Работа в две смены

Начнем рассмотрение работы детского сада в две смены. Так работа организована в «Законопослушных» детских садах. Длительность ежедневной работы для каждого воспитателя составляет около 7 часов и 15 минут. Поскольку ежедневное время работы детского сада составляет 12 часов, то ежедневно около 2-х с половиной часов воспитатели работают вдвоем в одной группе детей.

3.1  Вкладка «Время работы организации»

Вообще говоря, вкладка «Время работы организации» предназначена только для одной цели - определить нужное количество работников. Далее эти исходные данные ни в каких расчетах не участвуют. Поскольку программа AFM: Scheduler 1/11 не понимает, что такое работа с нахлестом, будем полагать, что начинают работу воспитатели в 7-00, а заканчивают в 21-00. Тем самым мы получим более точное необходимое число воспитателей. Если бы мы ввели те данные, которые есть на самом деле, то программа «подумала бы», что ежедневное время работы воспитателей составляет 6 часов. Таким образом, нам удалось, как бы, обмануть программу. Изображение «Таблицы времени работы организации» приведено на рисунке 1.

Рис. 1: «Таблица времени работы организации»

3.2  Вкладка «Рабочие места и смены».

Устанавливаем:
  • Количество рабочих мест предприятия - 9;
  • Политика замены рабочих мест для сотрудников - Работать преимущественно на главных рабочих местах;
  • Количество смен для работы - 2;
  • Количество обязательных выходных после последней смены - 0.
То что, воспитатели будут работать преимущественно на главных рабочих местах, мы установили из предположения - для детей желательно иметь одну и туже воспитательницу на протяжении всего времени пребывания в детском саду.
Для экономии нашего времени «Таблицу названий рабочих мест» редактировать не будем. Подразумевается, что название рабочего места - это какое-то название группы детей, например, старшая группа.

3.3  Вкладка «Потребность в сотрудниках».

Ничего не делаем. Потребность в сотрудниках у нас все время одинаковая - девять человек (не считая субботы и воскресенья).

3.4  Вкладка «Количество сотрудников».

Устанавливаем:
  • Рекомендованная продолжительность нормального рабочего времени - 36;
  • Процент сотрудников с сокращенным рабочим временем - 0;
  • Продолжительность отпуска - 45;
  • Предположительный процент сотрудников на больничном - 5.
Далее жмем на кнопку «Подсчитать рекомендованное количество сотрудников». Поле «Количество сотрудников (рекомендовано)» заполняется цифрой 21. При этом «Минимум» принимает значение - 18.
В принципе, в этом расчете нет ничего удивительного, его можно было бы сделать и, что называется, в уме. Действительно, при такой продолжительности очередного отпуска, постоянно два - три человека будут в нем находиться. 18 + 3 = 21.
Теперь самое главное - не забыть нажать на кнопку «Зафиксировать количество сотрудников».
Опять же, с целью экономии своего времени редактировать «Таблицу с сотрудниками», не будем. Оставим во всех ячейка значение - ФИО сотрудника ...

3.5  Вкладка «Таблица компетентности».

Поскольку любой воспитатель может работать с любой группой детей, «Таблицу компетентности» трогать не будем.

3.6  Вкладка «Таблица доступности».

Предположим, что три воспитателя взяли по половине своего очередного отпуска в планируемом месяце. «Таблица доступности» в этом случае приобретет вид, как изображено на рисунке 2.

Рис. 2: «Таблица доступности»

3.7  Вкладка «Таблица главных рабочих мест».

Как раньше мы упоминали, за каждой группой детей в нашей задаче закреплено по два воспитателя. Но число 21 на два, без остатка не делиться. Поэтому предположим, что за 18 воспитателями, группы закреплены, а 3 воспитателя, работают где придется. Для простоты предположим, что закрепление воспитателей за группами соответствует правилу такому же, как изображено на рисунке 3.

Рис. 3: Часть «Таблицы главных рабочих мест»

Другими словами, что бы не долго думать, закрепление воспитателей за группами детей произошло по правилу лестницы. В реальной жизни, конечно закрепление должно происходить по более затейливым правилам.

Итак, все исходные данные сформированы. Пора переходить к проверке и расчету графика работы воспитателей.

3.8  Проверка исходных данных и поиск решения

Что бы проверить исходные данные и составить график поступаем следующим образом:
- Переходим на верхнюю вкладку «Проверка исходных данных»;
- Жмем на кнопку «Проверить исходные данные»;
- Жмем на кнопку «Составить»;
- Жмем на кнопку «Отправить данные в облако и решить задачу».
Обратим внимание на то, что проверка была пройдена, но что называется, впритык. Стоило бы нам куда-нибудь в серединку месяца приткнуть в отпуск еще одного воспитателя и программа AFM: Scheduler 1/11 отказалась бы решать задачу с выдачей сообщения о том, что сотрудников не хватает. Действительно, 21 − 4 = 17, а 17 меньше чем 18 - минимального количество работников для которых существует график работы. Поэтому к планированию отпусков сотрудников нужно относиться очень тщательно.

3.9  Вкладка «График с номерами смен»

Воспользовавшись рисунком 4 можно посмотреть на «График с номерами смен».

Рис. 4: «График с номерами смен»

3.10  Вкладка «Рабочие и выходные»

«Таблица рабочих и выходных дней» нам представляется несколько более интересной чем предыдущий график, поскольку по этому графику мы может определить соответствует ли нормальная продолжительность рабочего времени воспитателей действующему законодательству.

Эта таблица изображена на рисунке 5.

Рис. 5: «Таблица с количеством рабочих и выходных дней»

ак видно из этой таблицы, у большинства воспитателей получилось за месяц по 20 выходов на работу. Это примерно 34 часа в неделю. У тех воспитателей которые отработают 21 рабочий день, за месяц получится нормальная продолжительность рабочего времени около 35 часов в неделю. Если учесть, что вероятность подмены заболевших воспитателей весьма высока, то мы приходим к выводу - построен качественный график работы воспитателей детского сада.

С целью экономии бумаги, изображения на других вкладках мы пропустим. Однако, было бы интересно убедиться в том, что воспитатели для которых определены главные рабочие места (группы детей за которыми закреплены воспитатели) работают именно на этих рабочих местах.
Для этого лучше всего воспользоваться верхней вкладкой «Печать графиков».

3.11  Вкладка «Печать для сотрудников»

В качестве примера возьмем график работы на месяц воспитателя по фамилии - ФИО сотрудника 2. Его график работы изображен на рисунке 6.

Рис. 6: График для воспитателя по фамилии - ФИО сотрудника 2

Как видно из рисунка 6 программа AFM: Scheduler 1/11 не обманула наши ожидания и предоставила этому воспитателю только рабочее место под номером 1. Для сотрудников с номерами от 19 до 21, естественно рабочие места будут меняться от одного рабочего дня к другому. Соответствующие рисунки мы здесь не приводим, призывая читателей поверить нам на слово.

Вот вроде бы и все самое интересное, что касается «Законопослушного детского сада». Переходим ко второму случаю нашей задачи, когда количество воспитателей задано заранее, и причем для этого количества (14 воспитателей) график в две смены построить невозможно.

4  Работа в одну смену

Поставим такой вопрос: - «Почему количество воспитателей задано заранее?». И сразу же ответим на него. Бедность. Унизительная бедность ... Денешек у могучего и вставшего с кален государства не хватает на зарплату воспитателям детских садов ... Отсюда и возникает соотношение 2:3.
Ну да что ж теперь делать. Поскольку работу детского сада при таком количестве воспитателей в две смены организовать невозможно, будем организовывать ее в одну смену продолжительностью по 12 часов каждая.

4.1  Вкладка «Время работы организации»

В отличии от предыдущего варианта (работа в две смены) «Таблицу времени работы организации» заполним так, как это есть на самом деле, для того, что бы посмотреть - какое количество воспитателей нам будет рекомендовать программа для приема на работу. Итак, открытие детского сада 8-00, закрытие 20-00, суббота и воскресенье выходные. Рисунок этой таблицы здесь приводить не будем, поскольку он практически нечем не отличается от рисунка 1 и не несет для пользователя никакой новой или полезной информации.

4.2  Вкладка «Рабочие места и смены».

Устанавливаем:
  • Количество рабочих мест предприятия - 9;
  • Политика замены рабочих мест для сотрудника - Работать преимущественно на главных рабочих местах;
  • Количество смен для работы - 1;
  • Количество обязательных выходных после последней смены - 0.
Все тоже самое, что и в предыдущем варианте, только количество смен будет не две, а одна.

4.3  Вкладка «Потребность в сотрудниках».

Как и в предыдущем случае, ничего не делаем. Потребность в сотрудниках у нас все время одинаковая - девять человек (не считая субботы и воскресенья).

4.4  Вкладка «Количество сотрудников».

Устанавливаем:
  • Рекомендованная продолжительность нормального рабочего времени - 36;
  • Процент сотрудников с сокращенным рабочим временем - 0;
  • Продолжительность отпуска - 45;
  • Предположительный процент сотрудников на больничном - 5.
Далее жмем на кнопку «Подсчитать рекомендованное количество сотрудников». Поле «Количество сотрудников (рекомендовано)» заполняется цифрой 17. При этом «Минимум» принимает значение - 9.
Не обращая внимания на рекомендации программы, исправляем цифру 17 на 14, поскольку именно это число выступает в качестве условия задачи. Не забываем нажать на кнопку «Зафиксировать количество сотрудников».

4.5  Вкладка «Таблица компетентности».

Как и в предыдущем случае с «Таблицей компетентности» ничего не делаем, поскольку любой воспитатель может работать с любой группой детей.

4.6  Вкладка «Таблица доступности».

Из четырнадцати, примерно два воспитателя постоянно будут находится в очередном отпуске. Поэтому предположим, что два воспитателя взяли по половине своего очередного отпуска в планируемом месяце. «Таблица доступности» в этом случае приобретет вид, как изображено на рисунке 7.

Рис. 7: «Таблица доступности»

4.7  Вкладка «Таблица главных рабочих мест».

Как и в предыдущем случае (с двумя сменами) для закрепления воспитателей за группами, опять же, что бы не долго думать, применим правило лестницы. Только теперь за каждой группой детей будет закреплено не по два, а по одному воспитателю. Всего таких воспитателей будет девять, а оставшиеся пять воспитателей будут работать в тех группах у которых главный воспитатель (закрепленный за группой детей) получил по графику выходной день. «Таблица главных рабочих мест» в таком случае приобретет вид, как изображено на рисунке 8.

Рис. 8: Часть «Таблицы главных рабочих мест»

Все исходные данные сформированы. Переходим к проверке и расчету графика работы воспитателей.

4.8  Проверка исходных данных и поиск решения

Как обычно, что бы проверить исходные данные и составить график:
- Переходим на верхнюю вкладку «Проверка исходных данных»;
- Жмем на кнопку «Проверить исходные данные»;
- Жмем на кнопку «Составить»;
- Жмем на кнопку «Отправить данные в облако и решить задачу».
Переходим к анализу полученного решения.

4.9  Анализ результатов

График работы воспитателей в одну смену получившийся в результате расчета, представлен на рисунке 9.

Рис. 9: «График с номерами смен»

График как график, ничего особо интересного в нем нет. Впрочем, как ничего интересного нет и в других таблицах, имеющихся во внутренних вкладках верхней вкладки «Результаты расчета». Все там хорошо. Все ограничения задачи соблюдены. Все как нужно. За одним единственным исключением. Это вкладка «Рабочие и выходные». Посмотрим на «Таблицу с количеством рабочих и выходных дней» более внимательно (рисунок 10).

Рис. 10: «Таблица с количеством рабочих и выходных дней»

Почти у всех воспитателей получилось по 15 выходов на работу в течении месяца. Что это значит? А значит это, что они будут должны отработать за месяц (15 ×12 = 180) часов. Таким образом, недельная продолжительность рабочего времени будет составлять примерно 42 часа. Следовательно, их сверхурочная работа каждую неделю будет составлять (42 − 36 = 6) часов.

Как то, это все не по Закону. Действительно, по Закону не получается, поскольку денешек для воспитателей детских садов у великой и могучей страны, поднявшейся с колен, не хватает ...

5  Замена заболевших воспитателей

Программа AFM: Scheduler 1/11 предоставляет очень удобное средство для быстрого поиска заболевших воспитателей. Ознакомиться с этим инструментом можно в руководстве пользователя по программе AFM: Scheduler 1/11.

Автору статьи остается пожелать удачной работы по составлению оптимальных графиков работы для воспитателей ДОУ.


File translated from TEX by TTH, version 4.08.
On 26 Dec 2016, 02:50.


 

 
 
 
 
Как составить график работы для кассиров гипермаркета?