§ 5. Учет отпусков

Учет отпусков подразумевает внесение информации о каждом предоставленном работнику отпуске в личную карточку работника (по форме № Т-2).

Для учета отпусков в карточке выделен раздел VIII, в который заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска, об основании его предоставления отпуска. Фиксация всех отпусков без сохранения заработной платы позволит отделу кадров оперативно установить стаж работы, дающий право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска.

Зачем нужно такое отслеживание стажа работы, дающего право на отпуск, неоднократно пояснялось на страницах настоящего издания (см. пункт 4.2.1 § 4 главы 2, § 3 главы 3).

По ходу предоставления работникам отпусков соответствующие отметки проставляются в графике отпусков.

Для учета отпусков также ведется специальный журнал (или книга). Заводится он для того, чтобы можно было определить, какое количество работников и кто конкретно в данный момент находится в отпуске. Целесообразность ведения журнала отдел кадров определяет самостоятельно и многое зависит от того, насколько автоматизирован учет кадров в целом.

Вместо журнала отделы кадров нередко для удобства владения информацией о нахождении работников в отпусках составляют списки или матрицы, в которых по мере фактического ухода работников в отпуск проставляются соответствующие отметки (пример одного из таких списков, обеспечивающего помесячный учет нахождения работников приводится далее).

Помимо журнала учета непосредственно самих отпусков в отделах кадров нередко ведутся журналы регистрации приказов об отпусках. При этом отдельно обеспечивается регистрация приказов о предоставлении очередных отпусков и отдельно — учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы.

Приказы о предоставлении отпусков можно регистрировать и в общем журнале регистрации приказов по личному составу.

Время отпуска отражается в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы или табеле учета использования рабочего времени, ведущихся по унифицированным формам № Т-12 и № Т-13, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Кодирование дней отпуска осуществляется соответствующими условными обозначениями, указанными в форме № Т-12 (см. таблицу 19).

Графики работ. Графики работ.