§ 2. Сроки составления графика отпусков

До вступления в силу Трудового кодекса РФ график отпусков составлялся в силу пункта 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213'. Согласно указанной норме организации составляли график на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года.

С введением Трудового кодекса РФ сроки составления и утверждения этого документа изменились. В соответствии с частью первой статьи 123 ТК РФ график должен утверждаться не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть 17 декабря — крайний срок.

Утверждение графика отпусков позднее установленного срока является поводом для предъявления работниками претензий работодателю, а также для обращения в государственную инспекцию труда. По мнению В.И. Миронова запоздалое утверждение графика отпусков «позволяет работникам требовать переноса времени начала отпуска с учетом времени, на которое работодатель просрочил утверждение графика отпусков»2. Однако не всегда работники заинтересованы в таком смещении очередности предоставления отпусков. Нередко коллектив разбивается на два «лагеря» — один удовлетворен той очередностью, которая установлена, и возражает против ее смещения, другой, пользуясь тем, что работодатель нарушил сроки, установленные частью первой статьи 123 ТК РФ, пытается «выторговать» для себя более удобное время использования отпусков.

Начальнику отдела кадров, не сталкивавшемуся с конфликтами такого рода, необходимо принять к сведению, что споры в связи с запоздалым утверждением графиков отпусков:

а) чаще всего возникают в организациях, где нет профсоюзов;

б) преимущественно начинаются с периодом массовых отпусков, т.е. тогда, когда изменение графика отпусков крайне нежелательно для организации. Зная об этом, работники намеренно оттягивают время оглашения своего недовольства, поскольку рассчитывают на значительные уступки работодателя, не заинтересованного в конфликте, обусловленном «авральным» пересмотром отпусков, а также не желающего быть привлеченным к административной ответственности.

Если составление графика отпусков в установленные сроки невозможно по объективным причинам (например, в конце текущего года имеет место реорганизация юридического лица, проведение организационно-штатных мероприятий, организация переезжает в другую местность и т.д.) следует позаботиться о составлении оправдательного документа. В определенной степени начальник отдела кадров обезопасит себя если направит руководителю организации служебную записку, обосновывающую необходимость переноса даты утверждения графика, а руководитель — организацию, если издаст приказ о переносе срока утверждения графика отпусков в связи со сложившимися обстоятельствами.

Организация, создаваемая в текущем году, не может в полной мере выполнить требование части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ о составлении графика отпусков на текущий год. Следовательно, в данном случае, и это, пожалуй, единственное исключение, работодатель вправе самостоятельно решить утверждать ему график отпусков или нет.

Учитывая, что составление графика отпусков — трудоемкая и затратная по времени процедура, и то, что при наличии в организации выборного профсоюзного органа необходимо получить его мнение, к составлению графика отпусков на следующий календарный год отдел кадров должен приступить в ноябре текущего года.

Если инструкцией по кадровому делопроизводству или иными локальными нормативными актами не определены сроки, когда работники отдела кадров должны приступить к составлению графика отпусков, об этом им может напомнить руководитель организации. Следует отметить, что специального распорядительного акта, предписывающего приступить к разработке графика, не требуется. Однако, поскольку чаще всего на своевременные просьбы отдела кадров представить свои соображения руководители структурных подразделений реагируют вяло, а затем в авральном порядке просто ставят своих подчиненных перед фактом — «Ты идешь в отпуск в ноябре», вмешательство первого лица организации или его заместителя можно назвать целесообразным.

Приказ о составлении графика отпусков может быть оформлен по приводимому образцу.

Еще раз обращаем внимание, что издание такого документа имеет смысл в тех организациях, где не установлены информационные связи между кадровой службой и структурными подразделениями, или их взаимодействие, в основном, осуществляется только на этапе приема или увольнения работников.

Графики сменности. Графики сменности.