§ 3. Схемы составления графика отпусков

Схемы составления графика отпусков желательно закрепить в локальных нормативных актах организации, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, в положении о персонале и т.п.

Порядок составления графика может быть закреплен и в коллективном договоре — особенно это целесообразно в организациях с влиятельными профсоюзами. Процедура разработки этого документа может быть изложена и в локальной инструкции по кадровому делопроизводству.

Проанализируем наиболее распространенные схемы составления графика отпусков.

Схема 1. В организации, которая структурирована на подразделения, в каждом структурном подразделении готовится свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников этого подразделения.

Такая схема применяется на многих предприятиях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала.

Руководители отделов, департаментов, цехов и т.д. изначального готовят графики на вверенные им подразделения и именно с этих служащих начинается определение очередности предоставления отпусков.

Предоставленные руководителями структурных подразделений графики отпусков по подразделениям (их правильнее назвать «проекты графиков») передаются в отдел кадров, специалисты которого анализируют их, и на основании действующего законодательства, предусматривающего гарантии и льготы для отдельных категорий работников, вносят в них определенные изменения.

Изменения, внесение которых обусловлено требованиями законодательства, обсуждаются непосредственно с работниками (например, с теми, чьи отпуска могут быть перенесены на более благоприятный период) и с руководителями структурных подразделений.

Ограничиваться согласованием проекта графика только с работниками не рекомендуется: во-первых, руководитель подразделения так или иначе при его составлении планирует работу своего подразделения, а во-вторых, смещение времени отпусков одних работников, может повлечь изменения для других работников.

Закончив работу со всеми структурными единицами организации, отдел кадров приступает к формированию сводного, единого графика организации. Именно он и является тем документом, который предусмотрен статьей 123 Трудового кодекса РФ. На его основании возможна уже не столько разработка графиков отпусков подразделений, сколько дробление общего графика по каждому подразделению.

Схема 2. Эта схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Как правило, она применяется на средних и малых предприятиях. Если компания структурирована на единицы то, опять же, основное бремя на выяснение и сбор пожеланий работников ложится на плечи линейных менеджеров (руководителей структурных подразделений (начальников, заведующих) служб, отделов, секторов и т.д.).

Опрос могут самостоятельно провести и работники отдела кадров. Но исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует по той же причине, что была изложена выше — именно они, исходя из производственной необходимости, определяют возможность использования работниками их отпусков.

Самое большое количество споров в связи с графиками обусловлено тем, что сотрудники отдела кадров порой, не желая обременять себя дополнительной работой, а порой просто из-за нехватки времени, устанавливают очередность отпусков на основании устных пожеланий работников. Как именно доказать, что работник принимал самое действенное участие в подготовке графика? Конфликты по поводу того, что «мое мнение и пожелание не было учтено» не раз рассматривались в судах и, чаще всего, в тех случаях, когда намерения и согласие работника уйти в отпуск еще на этапе разработки графика не подтверждались письменными доказательствами, решения принимались не в пользу работодателей.

Здесь следует обратить внимание на то, что ни Трудовой кодекс РФ, ни иные акты трудового законодательства не обязывают работодателя в письменной форме фиксировать пожелания работников и вообще протоколировать ход составления графика отпусков. Суд, основываясь на нормах процессуального законодательства, должен одинаково оценить как не имеющие письменного подтверждения заявления работника о том, что у него не выяснили его пожелания, так и выраженное в письменной форме пожелание работника, сопровождаемое пояснениями, что отдел кадров под страхом увольнения «заставил». Вместе с тем, сотрудникам отделов кадров не следует уповать на это и нужно постараться спрогнозировать поведение отдельных работников при несогласии их с установленной очередностью отпусков. Если вероятность споров велика — целесообразно при сборе графиков отпусков структурных подразделений или записок работников, оформлении результатов опросов персонала, позаботиться о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью. Если же оно не учтено (в силу различных обстоятельств), целесообразно получить письменное подтверждение того, что работник не возражает против предложенного ему периода отдыха.

Следует отметить, что есть категория работников, письменное подтверждение пожеланий которой не столько желательно, сколько необходимо отделу кадров. Речь идет о тех работниках, в отношении которых работодатель, руководствуясь частью третьей статьи 123 Трудового кодекса РФ, обязан предоставить отпуск в удобное для них время (подробно о данной категории работников рассказывается в пункте 4.2.2 настоящей главы).

Практикой выработано достаточно способов получения письменного подтверждения пожеланий работников.

При первой схеме составления графика отпусков руководители структурных подразделений просят работников представить записки (но не заявления!), написанные от руки и в произвольной форме либо заполнить опросные индивидуальные листы (на каждого работника) или опросные ведомости.

Весьма удобным и практичным является включение в проект графика отпусков по структурному подразделению, специальной графы, в которой работники собственноручно указывают желаемое время ухода в отпуск. Требований к проектам графиков отпусков по структурным подразделениям законодательство не содержит, поэтому в каждой организации принимается своя форма. Заполняет ее руководитель структурного подразделения (см. примерную форму проекта).

В примерном образце начальник отдела сбыта не может выполнить пожелания двух грузчиков одновременно, поскольку погрузочно-разгрузочные работы должны выполняться ежедневно. С предложенным вариантом, при которых отодвинуто время использования отпуска обоих работников, один из работников не согласился и выразил свое несогласие в письменной форме. В этом случае начальник отдела сбыта на лицевой стороне или обороте документа приводит свое обоснование, почему пожелания работников не могут быть выполнены с точностью до дня и передает его в отдел кадров, который и должен будет принять окончательное решение.

Отделу кадров не следует требовать от руководителей структурных подразделений указания точной даты отпуска — «с__по __», поскольку конкретная продолжительность отпуска работника определяется отделом кадров. Именно его сотрудники владеют информацией о том, какие и какой продолжительности отпуска полагаются каждому работнику. Для удобства и упрощения определения продолжительности отпусков отделы кадров нередко ведут списки работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска. Если такие списки ведутся, то они передаются в структурные подразделения, и в этом случае руководители подразделений могут проставлять конкретную дату использования отпуска.

В том случае, если сбор предварительной информации о пожеланиях работников осуществляется отделом кадров, целесообразно использовать индивидуальные опросные листы (анкеты) или опросные ведомости. Опросный лист можно составить, например, по форме, приводимой в конце настоящего параграфа.

Ответы на вопросы 1—2 листа необходимы для определения пожеланий работника о времени использования отпуска и о его намерении использовать отпуск по частям.

Ответы на вопросы 3 и 4 могут облегчить работу сотрудника отдела кадров при определении льгот и преимуществ, предусмотренных законодательством для конкретного работника.

Что же касается вопроса 5, то он нужен для того, чтобы при возникновении необходимости отзыва работника из отпуска можно было бы найти работника и договориться с ним о досрочном выходе из отпуска. На последний вопрос работник может и не отвечать —- это его право. Однако, для руководящих работников, осуществляющих управленческие функции, и чье присутствие необходимо, допустим при возникновении форс-мажорных обстоятельств, локальными нормативными актами может быть предусмотрено обязательное предоставление информации о месте проведения отпуска.

В лист опроса могут быть включены и иные вопросы. Например, о пожеланиях в отношении путевок, о том, кто, на взгляд работника может справиться с его обязанностями на время отпуска (о кандидатуре заместителя).

Программа для составления графика работы сотрудников. Программа для составления графика работы сотрудников.