§ 2. Оформление приказа о предоставлении отпуска

Для оформления и учета отпусков, предосташшемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовыми договорами, применяются унифицированные формы приказов (распоряжений)1 № Т-6 и № Т-ба, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.

Составляются приказы работником кадровой службы или уполномоченным лицом, как правило, в 2 экземплярах: один для кадровой службы, второй — для бухгалтерии. Если в структуре организации есть служба ДОУ (докумен-тационного обеспечения управления), то составляется до-пол 11 ительный экземпляр.

Локальными нормативными актами организации может Пыть предусмотрено визирование проекта приказа о предоставлении отпуска руководителем кадровой службы, руководителем структурного подразделения, в штат которо-m i(ходит работник, юристом, а также главным бухгалтером.

Визы проставляются на лицевой стороне приказа. Для них в унифицированную форму можно ввести специальную разметку, а можно ограничиться визированием документа от руки. В последнем случае должны выполняться требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»2:

1) виза проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа первого экземпляра (подлинника) приказа;

1 Далее по тексту — «приказ».

1 Официальное издание. М.: ИПК Издательство Стандартов. 2003 (стандарт введен в действие с 01.07.2003).

2) виза включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы фамилия) и дату:

Далее, один экземпляр проекта приказа передается на подпись руководителю организации или иному уполномоченному должностному лицу. В графе «Руководитель организации» указывается полное наименование должности. Не допускается указывать перед должностью предлог «за» или косую черту. Необходимо помнить, что документы с предлогом «за» или косой чертой в реквизите «подпись», грифе утверждения или согласования считаются недействительными.

Работник ставит свою подпись в приказе последним. Следует отметить, что Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя объявлять приказ о предоставлении отпуска работнику под расписку, как это предусмотрено, например, в отношении приказа о приеме на работу (часть вторая статьи 68 ТК РФ), приказа о применении дисциплинарного взыскания (часть шестая статьи 193 ТК РФ). Вместе с тем, ознакомление работника с приказом необходимо для выполнения обязанности работодателя, установленной частью второй статьи 123 Трудового кодекса РФ — обязанности по извещению работника о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала. Следовательно, в этом случае приказ может издаваться в такой срок, чтобы была возможность уложиться в отведенное время.

Подписанный руководителем организации и работником экземпляр приказа хранится в кадровой службе. На втором экземпляре оформляется реквизит «отметка о заверении копии». Если в организации существует служба ДОУ, то практика иная — подписанный руководителем приказ передается в эту службу, а второй и третий (копии) — в кадровую службу и бухгалтерию. При оформлении отпуска одного работника используется унифицированная форма № Т-6, а при оформлении группы работников — форма № Т-ба. На каждый вид отпуска составляется свой приказ — на ежегодный оплачиваемый отпуск, на отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствами и иным уважительным причинам, на учебный отпуск, на отпуск по уходу за ребенком и т.д.

У унифицированной формы № Т-6 есть один существенный недостаток — в нее не включена строка «Основание». Между тем, основания предоставления отпусков разные: гак, основанием предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска является график отпусков, отпуска без сохранения заработной платы — заявление работника, учебного отпуска — справка-вызов из образовательного учреждения и т.д. На практике кадровые службы выходят из положения следующим образом: либо указывают основание предоставления отпуска на обороте бланка, либо вводят дополнительные реквизиты, руководствуясь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999. Согласно названному документу в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом должны выполняться следующие правила:

1) все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа);

2) удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

3) вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (как правило, приказом по организации).

С учетом сказанного, дополненная унифицированная форма позволяет произвести надлежащее оформление предоставления работнику, например, отпуска без сохранения заработной платы. Учитывая тот факт, что частью второй статьи 121 Трудового кодекса РФ предусмотрено исключение отдельных периодов, в т.ч. отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней, в приказе о предоставлении такого отпуска крайне желательно указать о смещении рабочего года работника.

Что еще важно в приказах о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, так это информация об обстоятельствах, послуживших основанием предоставления таких отпусков. Однако в данном случае можно ограничиться ссылкой на заявление работника, в котором должны быть указаны семейные обстоятельства или иные уважительные причины.

Для того, чтобы не вводить разные формы на разные виды отпусков, организации, руководствуясь названным выше постановлением Госкомстата России, поступают следующим образом:

■ обозначают распорядительную часть приказа (в унифицированной форме № Т-6) пунктом 1;

■ вводят пункт 2 с обычной разлиновкой (т.е. линиями, предназначенными для внесения информации).

В итоге приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью свыше 7 календарных дней может выглядеть следующим образом:

В приказе о предоставлении учебного отпуска необходимо уточнить характер предоставляемого отпуска (оплачиваемый или без сохранения заработной платы), а также указать норму

На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (см. § 5 настоящей главы), лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по унифицированной форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (см. следующий параграф).

Составить график работы. Составить график работы.