§ 5. Форма графика отпусков

Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждена форма № Т-7 «График отпусков». Дискуссии о том, должна ли применяться эта форма или же графики могут составляться в иной произвольной форме продолжаются в среде кадровиков. Что же касается бухгалтеров, то они исходят из норм статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. на 28.05.2003)', согласно которой:

■ «все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами»;

■ «эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет»;

■ «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации».

Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России. При этом был определен порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты были введены в соответствии с изложенными требованиями в 1997 году. В апреле 2001 года форма графика отпусков была утверждена и распространена на юридические лица всех форм собственности.

График отпусков для бухгалтерии является документом, на основании которого формируется информация о периодах выплаты отпускных, поэтому споры между бухгалтерией и отделом кадров должны решаться в пользу унифицированной формы № Т-7. Нельзя сказать, что она во всем удобна, но сложности, например, с разбивкой отпусков для одного работника решаются с помощью дополнительных строк.

Составленный график отпусков визируется начальником отдела кадров и руководителями структурных подразделений. Далее проект графика (до утверждения он остается проектом) передается в выборный профсоюзный орган организации. Его мнение учитывается при подготовке окончательного варианта. Документом, подтверждающим получение мнения, будет выписка из протокола заседания профсоюзного органа данной организации.

Унифицированная форма № Т-7 смоделирована с учетом КЗоТ РФ и содержит шаблон грифа согласования с профсоюзной организацией, в то время как Трудовым кодексом РФ предусмотрено не согласование, а учет мнения профсоюзного органа. Однако исключать из унифицированных форм реквизиты не допускается. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Если в организации нет профсоюзного органа, то в форме по строкам шаблона грифа согласования указывается «Профсоюзная организация не создана».

В графе «дата», как правило, указывается только время начала отпуска. Однако, для того, чтобы была видна картина не только ухода в отпуска, но и выхода из него проставляют дату окончания отпуска.

Заполненная форма графика отпусков приобретает следующий вид:

Многосменный режим работы. Многосменный режим работы.