4.3. Специфика деятельности организации и необходимость обеспечения нормальной работы организации

Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимаются выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление организацией. В отношении выполнения производственных планов кадровая служба предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ. Кроме того, этот вопрос обсуждается с руководителями линейных структурных подразделений.

Утвержденные производственные и иные планы организации должны учитываться при составлении графика отпусков. Так, на период увеличения объемов производства, например, прохладительных напитков в летнее время, организация-производитель безалкогольных напитков заинтересована в том, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, и наоборот, на период уменьшения объемов производства она готова предоставить отпуска одновременно более 20 % работников. Отдельные организации могут позволить себе так называемые «коллективные отпуска», например, организации по продаже отопительной техники могут позволить себе предоставление отпусков основному персоналу в летнее время, так как лето — это пора «затишья» в продаже бытового отопительного оборудования. Коллективные отпуска в летнее время (в период каникул) используют и образовательные учреждения.

Запланировать предоставление отпуска одновременно группе работников или сразу нескольким группам можно в том случае, если на момент составления графика руководство организации приняло решение о проведении ремонтных работ в организации.

Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. Зачастую отсутствие денежных средств (пусть даже незначительное время), необходимых для оплаты отпускных работникам, также может отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому работники финансового отдела или бухгалтерии должны быть подключены к разработке трафика (например для того, чтобы определить периоды, на которые приходится возврат долгов по кредитам и заранее сформировать резервы для оплаты отпусков).

При составлении графика отпусков в организации, в которой невозможна приостановка деятельности, рассчитывается количество работников, необходимое для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков.

Для того чтобы организация оставалась управляемой даже в «пик отпусков», необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и соответственно присутствие на рабочих местах работников-заместителей. Поэтому в ряде организаций очередность ухода в отпуск руководящих работников определяется отдельно. При этом учитывается, что в период массовых отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. В банках, например, графики отпусков руководителей составляются с таким расчетом, чтобы отсутствовало не более одного должностного лица, ответственного за сохранность ценностей; в других организациях, напротив — присутствовало хотя бы одно лицо, отвечающее за финансовые операции.

В заключение, обратим внимание на пункт «35-а» Правил об очередных и дополнительных отпусках 1930 года: «в учреждениях и в управленческом аппарате предприятий обобществленного сектора (в правлениях трестов, объединений и т.д., но не в заводоуправлениях) в течение каждого месяца должны уходить в отпуск 8—9 % всего состава работников». В настоящее время целесообразность применения данной схемы организации определяют самостоятельно.

Составление графика работы. Составление графика работы.