§ 6. Ознакомление работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя доводить график отпусков до сведения работников (как это, например, установлено для графиков сменности (статья 103 ТК РФ) или графика работы на вахте (статья 301 ТК РФ).

До принятия Трудового кодекса РФ споры относительно графика отпусков вынуждали юристов и сотрудников кадровых служб на этапе подготовки этого документа составлять специальные ознакомительные листы, в которых работники расписывались в том, что они ознакомлены с графиком и не возражают против установленной очередности. Сейчас, в силу части второй статьи 123 ТК РФ, как только руководитель организации поставил свою подпись в грифе утверждения, справедливость или несправедливость графика не обсуждается. В него при наличии предусмотренных законодательством оснований могут вноситься изменения, но любой «бойкот» со стороны работника, который принимал участие в его составлении, и тому имеется документальное подтверждение, будет квалифицироваться как нарушение работником трудовых обязанностей со всеми вытекающими отсюда последствиями (правда такая категорическая позиция не совсем оправданна в отношении работников, перечисленных в пункте 4.2.2 § 4 настоящей главы).

Что же касается доведения графика отпусков до сведения работников (путем вывешивания его в удобном для ознакомления месте, пр.), то такая обязанность ранее вменялась работодателю в силу пункта 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (1984 год). На сегодняшний день положения этого пункта противоречат Трудовому кодексу РФ в части порядка и сроков утверждения графика отпусков.

Часть вторая статьи 123 Трз7дового кодекса РФ гласит: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала». Только эту информацию в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан довести до работника и именно в эти сроки. Формы и способы информирования работодатель определяет самостоятельно.

И здесь, во избежание недоразумений, а также последствий, предусмотренных законодательством, необходима письменная форма подтверждения выполнения данной обязанности.

В одних организациях работники пишут дополнительные заявления (что на наш взгляд неоправданно, да и заявление подтверждает намерение работника, а не факт выполнения работодателем своей обязанности).

В других организациях утверждаются изменения в унифицированную форму № Т-7 — вводится дополнительная графа 11 «С графиком ознакомлен. Дата. Подпись» или «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись». Право вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) предоставлено организациям постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». Однако, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Можно и не вводить в унифицированную форму дополнительную графу об извещении работников о времени начала отпусков, а ограничиться составлением индивидуальных уведомлений работникам или уведомительных ведомостей, в которых работники по мере приближения их отпусков расписываются, что до их сведения доведена информация о времени начала отпуска.

В организациях с большим штатом работников кадровые службы поступают по-другому: приказы (распоряжения) о предоставлении работникам отпусков, изданные заблаговременно (за 3 недели до начала времени отпуска) и подписанные работниками за 2 недели до начала отпуска, рассматриваются как выполнение работодателем обязанности, установленной частью второй статьи 123 ТК РФ.

Можно воспользоваться и таким способом: Правилами об очередных и дополнительных отпусках 1930 года предусматривается обязанность нанимателя уведомить каждого работника о времени начата и окончания его отпуска; «уведомление производится не позже чем за 15 дней путем вывешивания соответствующих объявлений в цехах, мастерских, отделениях и других местах работы».

Напомним, что согласно части второй статьи 123 ТК РФ «о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала». В данном случае форма извещения работника (письменно или устно) не определена. Поэтому, использование указанного способа информирования работников допустимо, но нежелательно, так как «объявление» может потеряться или вовсе не быть удостоенным внимания работников. В таких условиях и при возникновении спора, ссылаться на то, что обязанность по извещению бьша выполнена в полной мере, проблематично.

Между тем, если отступить от юридического толкования и исходить из того, что график отпусков составляется для организации отдыха работников и упорядочения отпусков, то направление копий графика или выписок из него по подразделениям (в цеха, департаменты, отделы и т.д.) необходимо с точки зрения организации труда. Сводный график отпусков должен находиться в кадровой службе, а его копия — в бухгалтерии. Вывешивать оригинал сводного графика в «удобном для ознакомлении месте» нежелательно, поскольку в этом документе должны постоянно фиксироваться изменения, даты фактического предоставления отпуска, др., и по мере работы с ним, а также за время нахождения в незащищенном от физического воздействия месте, его состояние будет ухудшаться.

Программа для составления графика работы сотрудников. Программа для составления графика работы сотрудников.