§ 2. Оформление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовыми договорами, применяются унифицированные формы приказов (распоряжений)1 № Т-6 и № Т-ба, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Составляются приказы работником кадровой службы или уполномоченным лицом как правило в 2 экземплярах: один для кадровой службы, второй — для бухгалтерии. Если в структуре организации есть служба ДОУ (документаци-онного обеспечения управления), то составляется дополнительный экземпляр.

Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено визирование проекта приказа о предоставлении отпуска руководителем кадровой службы, руководителем структурного подразделения, в штат которого входит работник, юристом, а также главным бухгалтером.

Визы проставляются на лицевой стороне приказа. Для них в унифицированную форму можно ввести специальную разметку, а можно ограничиться визированием документа от руки. В последнем случае должны выполняться требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

1) виза проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа первого экземпляра (подлинника) приказа;

2) виза включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы фамилия) и дату:

Далее, один экземпляр проекта приказа передается на подпись руководителю организации или иному уполномоченному должностному лицу. В графе «Руководитель организации» указывается полное наименование должности. Не допускается указывать перед должностью предлог «за» или косую черту. Необходимо помнить, что документы с предлогом «за» или косой чертой в реквизите «подпись», грифе утверждения или согласования считаются недействительными.

Работник ставит свою подпись в приказе последним. Следует отметить, что Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя объявлять приказ о предоставлении отпуска работнику под расписку, как это предусмотрено, например, в отношении приказа о приеме на работу (часть вторая статьи 68 ТК РФ), приказа о применении дисциплинарного взыскания (часть шестая статьи 193 ТК РФ). Вместе с тем, ознакомление работника с приказом необходимо для выполнения обязанности работодателя, установленной частью второй статьи 123 Трудового кодекса РФ — обязанности по извещению работника о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала. Следовательно, в этом случае приказ может издаваться в такой срок, чтобы была возможность уложиться в отведенное время.

Подписанный руководителем организации и работником экземпляр приказа хранится в кадровой службе. На втором экземпляре оформляется реквизит «отметка о заверении копии». Если в организации существует служба ДОУ, то практика иная — подписанный руководителем приказ передается в эту службу, а второй и третий экземпляры (копии) — в кадровую службу и бухгалтерию. При оформлении отпуска одного работника используется унифицированная форма № Т-6, а при оформлении группы работников — форма № Т-ба.

Заполнять унифицированную форму № Т-ба целесообразно в том случае, если отпуска предоставляются группе работников в один день или с «разбросом» в 3 дня; в противном случае возникают сложности с ознакомлением работников с приказом.

На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (см. § 5 настоящей главы), лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по унифицированной форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (см. следующий параграф).

Гибкое рабочее время. Гибкое рабочее время.