1.4. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО НАЧИСЛЕНИЮ И ВЫПЛАТЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 22.11.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Обязательными реквизитами первичного документа являются:

♦ наименование документа;

♦ дата составления документа;

♦ наименование экономического субъекта, составившего документ;

♦ содержание факта хозяйственной жизни;

♦ величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

♦ наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

♦ подписи лиц, предусмотренных подп. 6 п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы могут использоваться унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 г. они не обязательны для применения, кроме документов, установленных уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, кассовых документов).

Штатное расписание (форма № Т-3) применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работников организации. В этом документе приводится перечень структурных подразделений, должностей, сведений о числе штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Данный документ является обязательным кадровым документом, который утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание (размеры окладов, наименования должностей) вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного лица.

Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Табели учета рабочего времени составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом в организации, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию в обязательном порядке. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. осуществляются на основании документов, оформленных надлежащим образом: листка нетрудоспособности, справки об исполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, заявления о совместительстве, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, предусмотренных законодательством, и пр.). Затраты рабочего времени отражаются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). Неявки на работу фиксируются в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.).

Для расчета заработной платы и удержаний из нее используют расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49) или расчетную ведомость (форма № Т-51). Заработная плата выплачивается по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-51) или по платежной ведомости (форма № Т-53), возможна выплата по расходно-кас-совым ордерам из кассы организации (форма № КО-2) или путем перечисления платежным поручением на платежные карты работников. Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а) применяется для регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Журнал ведет работник бухгалтерии.

Лицевой счет (форма № Т-54) и лицевой счет (свт) (форма № Т-54а) применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Их заполняет работник бухгалтерии. Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме работника на работу (форма № Т-1,), если это не один работник, то приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а), оформляется на основании трудового договора. В этих приказах указываются дата издания приказа, дата, с которой работник обязан приступить к своим трудовым обязанностям, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника для выполнения определенной работы и др.). Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное на это лицом, после чего работник должен ознакомиться с ним под расписку. На основании приказа вносится запись в трудовую книжку, а бухгалтер открывает лицевой счет работника.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются в случае перевода работника (работников) на другую работу. Такой приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем или уполномоченным им лицом, объявляется под расписку работнику (работникам). После этого делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете работника и соответствующая запись вносится в трудовую книжку работника.

График отпусков (форма № Т-7) — это расписание предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, которое применяется для отражения сведений о времени распределения таких отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком. При составлении графика отпусков следует учитывать положения законодательства РФ, специфику деятельности организации, а также пожелания работников. После составления график отпусков подписывает руководитель кадровой службы, после чего визирует руководитель организации (уполномоченное им лицо) с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

Если требуется перенести срок отпуска на другое время, необходимо согласие работника и руководителя структурного подразделения, после получения такового в график отпусков вносят соответствующие изменения. Отпуск можно перенести в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-ба) используются при оформлении и учете отпусков, предоставляемых работнику или работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Эти приказы составляет работник кадровой службы (уполномоченное лицо), после чего их подписывает руководитель организации (уполномоченное лицо) и с ними знакомится работник под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска делают отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС

(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), а также рассчитывают заработную плату за отпуск (по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»).

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) применяется для оформления расчета и обоснования выплат, которые причитаются работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) используют для оформления и учета направления работника или работников в командировку или командировки. Такие приказы заполняет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. В этих документах указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессию) командируемого, а также цель, время и место командировки, а при необходимости — источники уплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) — документ, который удостоверяет время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

Работник (подотчетное лицо), возвратившись из командировки в организацию, составляет авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника' (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и трудовую книжку работника.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ. При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику в случае прекращения действия трудового договора. Такой документ составляет работник кадровой службы или уполномоченное им на это лицо. Причитающуюся заработную плату и другие выплаты работникам рассчитывает сотрудник бухгалтерии.

Эти формы служат основными первичными документами при исчислении суммы заработной платы.